5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịch tịch năm 2014;

-  Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngàỵ 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận lả người géc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

-   Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

-  Thông tư sé 106/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư so 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

-   Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội vê việc ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố;

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc theo mẫu (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp)

Biểu mẫu điện tử tương tác thực hiện đãng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

Người có yêu cầu đãng ký thay đổi, cải chính, bồ sung thông tin hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyên) các giấy tờ sau:

x

Văn bản úy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực

x

Hộ chiểu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyển cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)

x

Giấy tờ làm căn cứ thay đổì, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch

x

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp các thông tin về giấý tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức Lrực tuyến)

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ nêu hên.

x

Lưu ý:

-   Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đoi chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đì đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-  Đối với giấy tờ gửi kèm hổ sơ trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký đãng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp họp lệ, còn giá tri sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường họp được miên họp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hề sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến UBND cấp xã nhận kết quả (Trích lục thay đổi/cải chính/ bổ sung thông tin hộ tịch hoặc bản sao Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch), người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi, cải chính, bồ sung thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký có yêu cầu đăng ký thay đồi, cải chính, bồ sung thông tin hộ tịch không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, ỉàm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký thay đồi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thì còn phải có sự đồng ý của người đó.

+ Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đãng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

+ Giấy tờ hộ tịch quy định đã cấp cho cá nhân trước ngày 01/01/2016 (ngày Luật Hộ tịch có hiệu lực) có giá trị sử dụng mà không phải bả sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.

+ Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01/01/2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh.

Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01/01/2016, sau khi đã xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

5.5

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc.

- Ngay trong ngày làm việc đối với yêu cầu bổ sung hộ tịch, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

-     Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc UBND cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính cho người chưa đủ 14 tuổi, bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện việc cải chính nội dung đãng ký khai tử.

5.7

Lệ phí

5.000 đồng/việc

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật

8000 đồng/bản sao trích lục

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

-   Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch nộp hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp ỉệ phí thay đồi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch; nộp phí cấp bản sao Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch nếu có yêu cầu .cấp bản sao Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

-     Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, công dân truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công thành phố, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hưởng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng ƯBND cấp xã có thẩm quyền.

Công dân cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch (trên cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán ừực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Công dân

Thành phần hồ sơ theo Mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm ứa hồ sơ.

(i) Trường họp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kêt quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức tư pháp - hộ tịch xử lý.

Công chức

Bộ phận

Một cửa

Trong giờ hành chính

-       Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ

sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

-        Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả

kết quả

B3

Sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, công chức Bộ phận Một cừa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

(ii)   Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để công dân bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii)     Trường hợp người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đãng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

Công chức Bộ phận Một cửa

01 giờ

Hồ sơ

B4

Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức

Bộ phận Một cửa

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hề sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện ỉại bước (ìi) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn ỉại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả vả thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến).

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

- Bổ sung hộ tịch 01 giờ

- Thay đổi, cải chính hộ tịch: 02 ngày;

-Thời gian xác minh (nếu có): 05 ngày

- Trích lục thay đổi hộ tịch/Trích lục cải chính hộ tịch/Trích lục bổ sung hộ tịch

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B6

+ Nếu thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch là có cơ sở, phù họp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào sổ đãng ký thay đồi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, cập nhật thông tin đăng ký thay đối, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch và lưu chính thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch Trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tuyển, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục thay đổỉ/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc điện tử với thông tin đày đù cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Công dân kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Công dân xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thỉ công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc , ghi nội dung vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, cập nhật thông tin đăng thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch và lưu chỉnh thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch

Lãnh đạo ƯBND cấp xã

04 giờ

Trích lục thay đổi hộ tịch/Trích lục cải chính hộ tịch/Trích lục bổ sung hộ tịch

B7

Công chức tư pháp “ hộ tịch in Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch tương ứng, trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký, chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ và chuyển Bộ phận Một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Lãnh đạo UBND cấp xã, Công chức tư pháp - hộ tịch

01 giờ

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B8

Công dân kiểm tra thông tin trên Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch, trong sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ký tên vào sổ đãng ký thay đồi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhận Trích lục thay đồi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch.

Công dân

B9

Trả kết quả cho công dân

Công chức Bộ phận Một cửa, Công dân

Trong giờ hành chính

Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

B10

- Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch hên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đồi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giây chứng nhận kêt hôn; bô sung thông tin hộ tịch vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung.

Trường họp đãng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì UBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến UBND nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào sổ hộ tịch.

Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thi ƯBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.

- Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

Công chức UBND cấp xã

Trong giờ hành chính

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

3.       

Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Trích lục thay đổi hộ tịch/Trích lục cải chính hộ tịch/Trích lục bổ sung hộ tịch

Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành