5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịch năm 2014;

-   Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-   Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-   Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sừ dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

-   Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ

phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;                 *

-   Thông tư số 106/2021/TLBTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư sỐ'85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng đẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội vê việc ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân còn thời hạn sừ dụng (xuất trình bản chính để đối chiếu)

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, cỏn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia vê dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải xuât trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hỉnh thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trỉnh nêu trên

x

Tờ khai xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu;

x

Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường họp ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ổng, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì vãn bản ủy quyền không phải chứng thực

x

-    Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

x

Lưu ý

-      Đối với giấy tờ nộp, xuất trinh nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đãng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tò để đối chiếu. Trường họp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đãng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đãng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-   Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét băng thiêt bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp nhận kết quả (Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch) tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu câu câp xác nhận thông tin hộ tịch xuât trình giấy tờ tuỳ thân; nộp bản chụp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đên nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch. Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải ệửi kèm trong hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp hoặc trực tuyên đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc.

- Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp xã

5.6

Lệ phí

-  Lệ phí: 8.000 đồng/ văn bản xác nhận thông tin

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân lựa chọn cách thức:

-  Nộp hồ sơ trực tiếp;

-  Nộp hồ sơ qua bưu chính;

-      hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

hoặc Cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng dịch vụ công     thành phố                                     phố

(https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Cá nhân có đề nghị thực hiệnTTHC

Trong giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

-    Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì lập vãn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ tên.

Hồ sơ sau khỉ đã được hường dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hổ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên.

- Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm ưa tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i)    Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, ưả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, ưả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyển), đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử ưên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký so vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

(ii)    Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bồ sung, thực hiện lại bước (i);

Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

Công chức Bộ phận

TN&TKQ

Trong giờ hành chính

-  Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn

thiện hồ sơ

-  Phiếu từ chối tiếp nhận giải

quyết hồ sơ

-   Giấy tiếp nhận

hồ sơ

B3

Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức Bộ phận

TN&TKQ

01 giờ

- Phiếu kiểm soát quá ưỉnh giải quyết hồ sơ

B4

Công chức Tư pháp - Hộ tịch truy cập Phần mềm Hộ tịch, kiểm tra hồ sơ:

-     Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc Thông báo bổ sung hề sơ.

-  Xác minh thông tin hộ tịch

-     Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, công chức Tư pháp - Hộ tịch dự thảo văn bản

-   Trình Lãnh đạo ƯBND xã

“ Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hổ sơ (thẩm ưa tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận Một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ “ thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hỉnh thức nộp hồ sơ trực tuyến).

Trường hợp cần xác minh, công chức báo cáo Lãnh đạo UBND cấp xã có vãn bản đề nghị cơ qụan công an, các cơ qụan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấỳ tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Lãnh đạo ƯBND cấp xã không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, họp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng, trường họp tiêp nhận hô sơ câp xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Lãnh đạo ƯBND cấp xã ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp xác nhận thông tín hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức gửi lại biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin ừên biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không cỏ phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức lảm cổng tác hộ tịch in Vãn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Lãnh đạo ƯBND cấp xã ký cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

-  04 ngày

-  Trường hợp xác minh: 09

ngày

- Xác nhận thông tin

hộ tịch

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông

báo bổ sung hồ sơ

ị

B5

Lãnh đạo UBND xã kỷ: Xác nhận thông tin hộ tịch

Lãnh đạo ƯBNDxã

04 giờ

Xác nhận thông tin hộ tịch

B6

-     Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, chuyển Văn thư đóng dấu, bàn giao kết quả cho Bộ phận TN&TKQ.

-  Lưu hồ sơ theo quy định

- Công chức Tư pháp - Hộ tịch;

“ Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

- Hồ sơ

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ

B7

Trả kết quả cho công dân

- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù họp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;

+ Nhận kết quả là Vãn bản xác nhận thông tin hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;

4- Nhận kết quả là Vân bản xác nhận thông tin hộ tịch tại ƯBND cấp xã.

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

- sồ theo dõi hồ sơ.

- Xác nhận thông tin hộ tịch

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai Xác nhận thông tin hộ tịch

3.       

Xác nhận thông tin hộ tịch

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018; Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai tử nếu nộp hồ sơ theo hinh thức trực tuyển (Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành