5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịch năm 2014;

-  Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngàỵ 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một sô điêu và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sừ dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.

-   Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

-   Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đồi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thảnh phố trực thuộc Trung ương.

-Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội vê việc ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố;

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Tờ khai đãng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có (nếu nộp hồ sơ trực tiếp)

-   Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật, không còn bản chính Giấy khai sinh, đã nộp đù các giấy tờ hiện có và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn ứên cổng dịch vụ công nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến).

Công dân nộp/xuất trình (theo hinh thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trườnqg hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ.

x

Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điển tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyển).

x

Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:

+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được câp từ Sổ đãng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đãng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

x

Trường hợp người yêu cầu đãng ký lại khai sinh lả cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ hang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trường cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quôc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hô sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

x

Lưu ý:

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đổi với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đãng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiêp nhận có trách nhiệm kiểm ưa, đôi chiêu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đãng ký nộp bản sao giây tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến:

4- Bàn chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký lại khai sinh trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tò được cấp họp lệ, còn giá tậ sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm ưong hồ sơ đãng ký lại khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đấ có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện từ này.

+ Khi đến UBND cấp xã nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh), người có yêu cầu đãng ký lại khai sinh phải xuất ưình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp người có yêu cầu đãng ký lại khai sinh không cung cấp được giấy tờ nêu ưên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất ưình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đãng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký lại khai sinh.

Trường hợp cho phép người yêu cầu đãng ký hộ tịch lập vãn bản cam đoan vê nội dung yêu câu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đãng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về ưách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đứng sự thật.

UBND cấp xã từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

-     Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.

Người có yêu cầu còn sống tại thời điểm yêu cầu đăng ký lại.

5.5

Thời gian xử lý

04 ngày làm việc. Trường họp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 24 ngày làm việc.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp xã nơi đã đãng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu đăng ký lại khai sinh thường trú

5.6

Lệ phí

5.000đ/1 việc

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; nười khuyết tật

8000 đồng/ bản sao trích lục

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cẳng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

-   Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường họp phải nộp lệ phí đăng ký lại khai sinh; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao.

-     Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, công dân huy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công thành phố, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đãng nhập vào hệ thống, xác định đúng UBND cấp xã có thẩm quyền.

Công dân cung cấp thông tin theo biểu mẫu (trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Công dân

Thành phần hồ sơ theo Mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm tra hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, họp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến), đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

01 giờ

B3

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện số hóa và ký số vào tài liệu, hồ sợ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

(ii)    Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bồ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(ii)       Nếu người có yêu cầu đãng ký lại khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trường bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

01 giờ

B4

Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công

chức

Bộ phận

Một cửa

02 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận Một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận Một cửa đề trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyên).

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

02 ngày

Hồ sơ

B6

Trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Lãnh đạo UBND cấp xã có văn bản đề nghị UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.

Sau khi nhận được vãn bản đề nghị, ƯBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

B7

Trường họp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

20 ngày

-

B8

Công dân kiểm tra thông tin trên Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch, trong sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ký tên vào sổ đãng ký thay đồi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhận Trích lục thay đồi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch. minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đãng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được So hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh hoặc sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi vãn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được vãn bản trả lời, nếu thấy việc đăng ký lại khai sinh chính xác, đúng quy định pháp luật, hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo hình thức trực tiêp, thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký lại khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch

Công dân

B8

Trường họp tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, công chức gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử.

Công dân kiểm tra các thông tin trên biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử và xác nhận (tối đa một ngày). Nếu công dân xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp “ hộ tịch ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch

01 ngày

B9

Công chức tư pháp - hộ tịch in Giấy khai sinh, tình Lãnh đạo UBND cấp xã ký, chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, chuyển Bộ phận Một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Lãnh đạo UBND cấp xã

02 giờ

Giấy khai sinh

B10

Trả kết quả cho công dân Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

Công chức Bộ phận Một cửa

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký lại khai sinh

3.       

Giấy khai sinh

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Giấy khai sinh

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018; Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến)(Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành