5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịchnãm 2014;

-  Nghị định số 123/2015/ND-CP ngày 15/11/2015 cúa Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngàỵ 28/7/2020 củà Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tu pháp quy định chi tiết thi hành một số điều cùa Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Thông tu số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tu pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ qúy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tu số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tín trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

-  Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

-   Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn vê phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội vê việc ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thâm quyên quyêt định của Hội đông nhân dân Thành phố.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp);

- Biểu mẫu điện tử tương tác đãng ký khai tử (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu;

- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm   quyền cấp.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền

x

Giấy báo tử hoặc giấy thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp

x

Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức cỏ thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử

x

Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đãng ký khai tử. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)

x

Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đãng ký khai tử. Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử mà người được ủy quyên là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì vãn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền. Trường họp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thi xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ nêu trên.

x

Lưu ý:

-   Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chêt có trách nhiệm đi đãng kỷ khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng kỷ hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tín để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có' trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và kỷ xác nhận, không được yêu cầu người đi đãng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu câu người đãng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-  Đối với giấy tờ gửi kèm hồ sơ trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nêu là giấy tờ do cơ quan có thâm quyên nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đãng ký hộ tịch nhận kết quả (Trích lục khai tử/bản sao Trích lục khai tử), người có yêu cầu đãng ký khai tử phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp bản chính các giây tờ là thành phân hô sơ đăng ký khai tử theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp người yêu cầu đãng ký khai tử không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đãng ký khai tử.

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Thời gian xử lý

Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

5.6

Lệ phí

5.000đ/1 việc đối với đăng ký khai tử không đúng hạn (quá hạn)

Miễn lệ phí đối với trường hợp khai tử đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật; 8000 đồng/ bản sao trích lục

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND câp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cồng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

- Neu nộp hồ sơ trực tiếp, công dân nộp hồ sơ đãng ký khai tử tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai tử; nộp phí cấp bản sao Trích lục khai tử nếu có yêu cầu cấp bản sao Trích lục khai tử.

Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, công dân truy cập Cồng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công thành phố, đãng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng UBND cấp xã có thẳm quyền.

Công dân cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử (trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các, giấy tờ, tài liệu; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyển, hoàn tất việc nộp hồ sơ

Công dân

Thành phần hồ hơ theo mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm tra hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thỉ có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý..

Bộ phận TN & TKQ

01 giờ

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

B3

Sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện sô hóa và ký sô vào tài liệu, hồ sơ đã được số hóa theo quy định.

(ii)    Trường họp hồ sơ chưa đầy đủ, họp lệ thì có thông báo cho người yêu câu bô sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bồ sung, thực hiện lại bước (i);

Trường hợp công dân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng Bộ phận Một cửa có thông báo từ chối giải quyết

Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức Bộ phận Một cửa

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ diễu kiện giải quyết thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận Một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thê trả kêt quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kêt quả, nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trà kết quả, chuyển Bộ phận Một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện từ hoặc gửi tin nhắn cho người có yêu càu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến).

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

- 04 giờ

-        Trích lục khai tử,

-     Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải' quỵết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B6

Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, thì công chức ghi vào Sô đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đãng ký khai tử và lưu chính thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục khai tử điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Công dân kiêm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trôn biểu mẫu Trích lục khai tử điên tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nểu công dân xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký khai tử và lưu chính thức ứên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử

Lãnh đạo UBND cấp xã

01 giờ

Trích lục

khai tử

B7

Công chức tư pháp - hộ tịch in Trích lục khai tử, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ 'tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ và chuyển Bộ phận Một cửa trả kết quà cho người có yêu cầu.

- Công chức Tư pháp - Hộ tịch

01 giờ

-    Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

-        Trích lục khai tử

B8

Người có yêu cầu đăng ký khai tử kiểm ứa thông tin trên Trích lục khai tử, trong sổ đăng ký khai tử và ký tên vào sổ đãng ký khai tử

Công dân

-     

B9

Trả kết quả cho công dân Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

Công chức Bộ phận Một cửa

Trong giờ hành chính

-    Sổ theo dõi hồ sơ

-        Trích lục khai tử

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký khai tử

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Trích lục khai tử

Sổ đăng ký khai tử

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành