5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịch năm 2014;

-    Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-    Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tự, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-    Thông tư số 04/2020/TT-BĨP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một sô điêu của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-     Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-     Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quôc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quổc tịch;

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

-     Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tải chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định cùa HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

-Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội vê việc ban hành một sô quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

“ Hộ chiêu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền câp, còn giá trị sử dụng đề chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đãng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất hình (theo hỉnh thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiêp) hoặc tải lên (theo hỉnh thức hực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thi phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trinh nêu trên.

x

-  Văn bản cam đoan của công dần về việc chưa được đăng ký khai sinh.

-     Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Công dân có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

-     Trường hợp người yêu cầu đãng ký khai sinh là công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đãng ký khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì vãn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

x          

-  Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu.

x

* Lưu ý

-   Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đãng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để luư trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường họp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đãng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-   Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn gìá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường họp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện từ hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến ƯBND cấp xã nhận kết quả (Giấy khai sinb/bản sao Giấy khai sinh), công dân phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký khai sinh theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp công dân không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giây tờ nộp, xuât trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đãng ký hộ tịch có thầm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký khai sinh.

- Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập vãn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đãng ký hộ tịch thi cơ quan đãng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

-  ƯBND cấp xã từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đãng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Công dân Việt Nam cư trú trong nước, sinh trước ngày 01/01/2016, chưa được đăng ký khai sinh, có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (bản chính hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ) như: giấy tờ tùy thân; giấy tờ khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp

5.5

Thời gian xử lý

04 ngày làm việc. Trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 24 ngày làm việc.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) UBND cấp xã nơi cư trú của người đăng ký khai sinh

5.7

Lệ phí

5.000đ/1 việc

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

8000 đồng/bản sao trích lục

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân lựa chọn cách thức:

-  Nộp hồ sơ ữực tiếp;

-  Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính;

hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

hoặc Cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của ƯBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thong bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến ưên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

-   Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ đãng ký khai sinh tạỉ Bộ phận Một cửa của ƯBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu.cầu cấp bản sao Giấy khai sinh.

-    Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đãng ký khai sinh truy cập cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công thành phố, đăng ký tải khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đãng nhập vào hệ thống, xác định đúng ƯBND cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu đãng ký khai sinh trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đãng ký khai sinh (cung cấp ưên cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ so*.

Công dân có đề nghị thực hiện TTHC

Khi có nhu cầu

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận TN&TKQ truy cập Phần mềm Một cửa kiểm tra hồ sơ:

-   Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thỉ hưóng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì lập thành vãn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên.

-    Hồ sơ đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc tù' chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, tên.

-     Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn ưả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến), đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tải liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu)-và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóạ theọ quy định.

(iỉ) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bồ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người có yêu cầu đãng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.

Công chức Bộ phận

TN&TKQ

Trong giờ hành chính

-    Phiếu yêu cầu bổ sung,

hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

-           Giấy tiếp

nhận hồ sơ

B3

Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

Phiếu kiệm soát quá trình giải quyết hồ

B4

Công chức Tư pháp - Hộ tịch truy cập Phần mềm Hộ tịch, kiểm ưa hồ sơ:

-   Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Thông báo bổ sung hồ sơ.

-   Xác minh bằng văn bản đề nghị UBND cấp xã nơi cư trú trước đây của người yêu cầu đăng ký khai sinh cung cấp thông tin khai sinh.

“ Neu thấy hồ sơ đầy đủ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật thông tin đăng ký khai sinh vào phần mềm, lấy số định danh, dự thảo Giấy khai sinh; ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, trình Lãnh đạo UBND cấp xã.

“ Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm ưa hồ sơ (thẩm ưa tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin ưong hồ sơ, giây tờ, tài liệu do người yêu câu nộp, xuất ưình hoặc đính kèm).

+ Trường họp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửỉ thông báo về tình ưạng hồ sơ tới Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để thông báo cho người nộp hồ sơ thực hiện lại bước ii hoặc iii

Trường hợp cần phải kiểm Ưa, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kểt quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

Trong trường hợp cần thiết, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước đây của người yêu cầu đăng ký khai sinh để kiểm tra, xác minh về việc đăng ký khai sinh và việc lưu giữ sổ hộ tịch. Sau khi nhận được vãn bản đề nghị, ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đãng ký khai sinh cư trú trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng vãn bản về việc người yêu cầu đã được đăng ký khai sinh hay chưa được đăng ký khai sinh; việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng kỷ khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đãng ký khai sinh lập vãn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo vãn bản cam đoan.

+ Sau khi nhận được kết quả xác minh hoặc sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi vãn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ đãng ký khai sinh theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sình và lưu chính thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đãng ký khai sinh theo hình thức trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư đỉện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đày đù hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư. pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đãng ký khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

- Công chức tư pháp - hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Công chức Tư pháp - Họ tịch

- 03 ngày - Thời gian xác minh: 24 ngày

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Thông báo bổ sung hồ sơ

B5

Lãnh đạo ƯBND cấp xã ký:

Giấy khai sinh (bản chính), bản sao Giấy khai sinh (trường hợp yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh).

- Thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc Thông báo bổ sung hồ sơ.

Lãnh đạo UBND cấp xã

04 giờ

Giấy khai sinh (bản chính), bản sao Giấy khai sinh (trường hợp yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh), hoặc Thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B6

-     Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phân mêm Hộ tịch sang Phân mêm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, đóng dấu, bàn giao cho Bộ phận TN&TKQ.

-       Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

-   Công chức Tư pháp - Hộ tịch;

-   Công chức Bộ phận

TN&TKQ

01 giờ

- Hồ sơ

-    Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ

sơ

-   Giấy khai

sinh

B7

Trả kết quả cho công dân

- Người có yêu cầu đăng ký khai sinh kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, trong sổ đãng ký khai sinh và ký tên vào sả đăng ký khai sinh, nhận Giấy khai sinh.

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

“ Sổ theo dõi hồ sơ

- Giấy khai sình

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký khai sinh

3.       

Giấy khai sinh

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Giấy khai sinh

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018; Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành