5.1

Cơ sở pháp lý

-   Luật Hộ tịch năm 2014;

-     Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-    Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngàỵ 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-     Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

“ Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-     Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sừ dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

-     Thông tư ,số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

-     Thông tư số 106/2021G2T-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều cùa Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nghị quyết sổ 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội về việc ban hành một sé quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

-       Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng đê chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lạĩ khai tử. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuât trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không cỏ bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.

x

 Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai tử. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì vãn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

Tờ khai đăng ký lại khai tử theo mẫu;

x

Lưu ý

-      Đối vởi giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm ha, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chỉnh và ký xác nhận, không được yêu câu người đí đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đứng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-     Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gủì kèm theo hồ sơ đăng ký lại khai tử trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp họp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa ]ãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường họp được miễn họp phốp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đãng ký lại khai tử trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến UBND cấp xã nhận kết quả (Trích lục khai tử/bản sao Trích lục khai tử), công dân phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đãng ký lại khai tử theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp người có yêu cầu đăng ký lại khai tử không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đãng ký hộ tịch có thẩm quyên hủy bỏ kêt quả đãng ký lại khai tử.

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ đăng ký khai từ và bản chính Giấy chứng tử đều bị mất

5.5

Thời gian xử lý

- 05 ngày làm việc.

- Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp xã nơi đã đãng ký khai tử trước đây

5.7

Lệ phí

5.000 đ/1 việc

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng ; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật

8000 đồng/ bản sao trích lục

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân lựa chọn cách thức:

-  Nộp hồ sơ trực tiếp;

-  Nộp hồ sơ qua bưu chính;

-      hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

hoặc Cồng dịch vụ công thành phố

(https ://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Người có yêu cầu đăng ký lại khai tử trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyên cho người khác thực hiện việc đãng ký lại khai tử tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

-  Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đãng ký lại khai tử nộp hồ sơ đãng ký lại khai từ tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký lại khai tử; nộp phí cấp bản sao Trích lục khai tử nêu có yêu câu cấp bản sao Trích lục khai tử.

-    Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đăng ký lại khai tử truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công thành phố, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng UBND cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu đãng ký lại khai tử trực tuyến cung câp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai tử (cung cấp trên cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán ừực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Cá nhân có đề nghị thực hiện TTHC

Trong giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận TN&TKQ truy cập Phần mềm Một cửa kiểm tra hồ sơ:

“ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp ỉệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bồ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ tên.

“ Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên.

-    Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i)    Trường họp hồ sơ đầy đủ, họp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yếu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhan hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu câu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến), đồng thòi chuyển 110 sơ để công chức làm công.tác hộ tịch xử lý.

-     Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thông thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký sô vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

(ii)    Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, họp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bồ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii)     Nếu người có yêu cầu đăng ký lại khai tử không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký lại khai tử.

Công chức Bộ phận

TN&TKQ

Trong giờ hành chính

-    Phiếu yêu cầu bổ sung,

hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

-   Giấy tiếp nhận hồ sơ

B3

Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Công chức Tư pháp - Hộ tịch truy cập Phần mềm Hộ tịch, kiểm tra hỗ sơ:

-    Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc Thông báo bồ sung hồ sơ.

-  Xác minh các nội dung đãng ký lại khai tử

-    Nếu thấy hồ sơ đày đủ, công chức Tư phảp - Hộ tịch dự thảo Trích lục khai tử, ghi vào sổ đăng ký khai tử

-  Trình Lãnh đạo UBND xã

-   Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm ưa hồ sơ (thẩm ưa tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin ưong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đỉnh kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình ưạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường họp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể ưả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày ưả kết quả, ưong đó nêu rõ lý do chậm ưả kết quả và thời gian hẹn ưả kết quả, chuyển Bộ phận Một cửa để ưả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày ưả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

+ Nếu thấy thông tin khai tử đầy đủ và phù hợp, hồ sơ đây đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường họp tiếp nhận hồ sơ đăng ký lại khai tử theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký lại khai tử và lưu chính thức ưên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký lại khai tử theo hình thức trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục khai tử điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục khai tử đỉện tử và xác nhận (tối đa một ngày). Neu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào sổ đãng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký ỉại khai tử và lưu chính thức trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

- Công chức tư pháp - hộ tịch in Trích lục khai tử, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển tới Bộ phận Một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

-   04 ngày

-  Trường hợp xác minh:09

ngày

- Trích lục khai tử,

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải

quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B5

Lãnh đạo UBND xã ký:

- Trích lục khai tử

Lãnh đạo UBND xã

04 giờ

- Trích lục khai tử

B6

-      Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, chuyển Văn thư đóng dấu, bàn giao kết quả cho Bộ phận TN&TKQ.

-  Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức Tư pháp" Hộ tịch;

- Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

“ Hồ sơ trình - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ

B7

Trả kết quả cho công dân

- Người có yêu cầu đãng ký lại khai tử kiểm tra thông tin trên Trích lục khai tử, trong sổ đăng ký khai tử và ký tên vào sổ đãng ký khai tử, nhận Trích lục khai tử.

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

- Sổ theo dõi hồ sơ.

- Trích lục khai tử

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký khai tử

3.       

Trích lục khai tử, bản sao trích lục khai tử

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Sổ đăng ký khai tử

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018; Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai tử nếu nộp hồ sơ theo hinh thức trực tuyển (Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành