5.1

Cơ sở pháp lý

-   Luật Hộ tịch năm 2014;

-  Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-   Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngàỵ 21/12/2022 của Chính phủ sửa đổi, bồ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công;

-   Thông tu số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

-   Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đãng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

-  Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

-  Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/7/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội về việc ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố.

- Nghị quyết số 07/2023/NQ-HĐND ngày 04/7/2023 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội về việc thu phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân Thành phố trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Quyết định số 528/QĐ-BTP ngày 10/4/2023 công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, Dổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

- Quyết định số 3109/QĐ-UBND ngày 06/6/2023 của UBND thành phố Hà Nội công bố Danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp Thành phố, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội; Danh mục thủ tục hành chính liên thông.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp);

Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hưởng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

Công dân nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;

- Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.

Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

x

Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực.

Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng mình nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (trực tiếp) hoặc tải lên (trực tuyến);

x

Giấy chứng nhận kết hôn nếu cha, mẹ đã đãng ký kết hôn. Trường hợp đã có thông tin về việc kết hôn của cha, mẹ trong CSDLHTĐT, CSDLQGVDC thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

x

Vãn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đãng ký khai sinh.

x

Lưu ý:

-  Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đãng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

- Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đãng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đãng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

-  Đối với giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đây đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường họp được miên hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện từ giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bàn điện tử này.

+ Khi đến UBND cấp xã nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh), người có yêu câu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh; xuất trình giấy tờ tuỳ thân; bản chính Giấy chứng nhận kết hôn (nếu cha mẹ trẻ đã đãng ký kết hôn và thông tin về việc kết hôn chưa có trong CSDLQGVDC, CSDLHTDT).

Trường hợp người yêu cầu đãng ký khai sinh không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký khai sinh.

-   Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền cùa cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

-  Đối với việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ:

+ Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống vãn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

+ Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

-  Trường hợp cho phép người yêu cầu đãng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đãng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

UBND cấp xã từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Thời gian xử lý

Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em;

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi lập biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ đang cư trú có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ chưa xác định được cha, mẹ.

5.6

Lệ phí

-Lệ phí đăng ký khai sinh không đúng hạn (quá hạn): 5.000đ/1 việc

-Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật; 8.000 đồng/ bản sao trích lục

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp trực tuyến trên cồng dịch vụ công quốc gia https//dichvucong. gov. vn) hoặc Cổng dịch vụ công thành phố https://dichvucong.hanoi.gov.vn

-Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh

-Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, công dân truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công thành phố, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng UBND cấp xã có thẩm quyền.

Công dân cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác (trên cồng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài ỉỉệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Công dân

Theo mục 5.2

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm tra hồ sơ.

(i) Trường họp hồ sơ 'đầy đủ, họp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn cho người có yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức tư pháp - hộ tịch xử lý.

Công chức Bộ phận TN & TKQ

01 giờ

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

B3

Sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa số hóa và ký số vào tài liệu, hồ sơ đã được số hóa ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung đề người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(íii) Trường hợp người có yêu cầu đăng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.

Bộ phận TN&TKQ

01 giờ   

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

B4

Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức bộ phận Một cửa, Công chức  Tư pháp – Hộ tịch

01 giờ làm việc

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận Một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận Một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu hồ sơ trực tuyến).

Công chức TP HT

04 giờ

- Giấy khai sinh

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ thông báo bổ sung hồ sơ

B6

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, họp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, thỉ công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chưng, lưu chính thức và chuyên thông tin đến CSDLQGVDC để lấy số định danh cá nhân.

Trường hợp hồ sơ trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử

Công dân kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử và xác nhận (tối đa một ngày). Công dân xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tín đãng ký khai sinh trên Phần mềm đãng ký, quản lý hộ tịch điện tử, lưu chính thức và chuyển thông tin đến CSDLQGVDC để lấy số định danh cá nhân.

- Công chức TP-HT

Sổ đăng ký khai sinh

Giấy khai sinh

B7

Sau khi CSDLQGVDC trả về số định danh cá nhân, công chức tư pháp - hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND xã ký, chuyển tới Bộ phận Một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu, chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ và chuyển Bộ phận Một cửa trả kết quả cho công dân

Lãnh đạo UBND, Công chức TP HT

01

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ

 sơ

- Giấy khai sinh

B8

Công dân kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, sổ đãng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh.

-Công chức Bộ phận Một cửa, Công dân

-   Giấy khai sinh, sổ đăng ký khai sinh

-  bản sao Trích lục

khai sinh

B9

-   Trả kết quả cho công dân

-  Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức Bộ phận Một cửa, Công dân

- Giấy khai sinh

- bản sao Trích lục khai sinh

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

2.       

Tờ khai đăng ký khai sinh; giấy khai sinh theo thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ tư pháp

3.       

Giấy khai sinh

4.       

Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (nếu nộp hồ sơ trực tuyến) (Thông tư số 03/2023/TT-BTP của Bộ Tư pháp

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

2.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018